Thời gian gần đây, tham gia các hội nghị do UBND tỉnh tổ chức, chúng tôi nhận được phản hồi tích cực từ các đơn vị về tính hiện đại và ngày càng chuyên nghiệp trong công tác chuẩn bị cuộc họp của Văn phòng UBND tỉnh. Trong đó nổi bật là UBND tỉnh gửi giấy mời, thông báo, tài liệu họp bằng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy trước đây, vừa nhanh, tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc. Điều này như luồng gió mới thực sự làm chuyển biến tư duy, phong cách làm việc văn minh trong thời đại 4.0.

Anh Trần Minh Cường - Chánh Văn phòng Sở Công Thương cho biết: Từ khi Văn phòng UBND tỉnh triển khai gửi giấy mời, tài liệu điện tử, chúng tôi chỉ cần cập nhật vào phần mềm, tải giấy mời về và phân loại chuyển các đối tượng phù hợp. Tôi thấy việc này mang lại rất nhiều tiện ích, giúp rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí, giảm nhân lực trong việc chuyển giấy mời hoặc in tài liệu.

Tìm hiểu chúng tôi được biết, thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 7/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025, ngày 5/7/2019, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch hành động số 1275/KH-UBND về việc thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP. Đồng thời, để đẩy mạnh triển khai chính quyền điện tử, Chủ tịch UBND tỉnh đã cho chủ trương triển khai thí điểm “phòng họp không giấy” từ tháng 5/2020. Từ thời điểm đó đến nay, toàn bộ các cuộc họp thường kỳ, lấy ý kiến thành viên UBND tỉnh đều được triển khai trên hệ thống phần mềm họp không giấy Ecabinet. Tuy mới chỉ thực hiện thử nghiệm nhưng qua quá trình triển khai cho thấy phần mềm đã mang lại những hiệu quả rõ nét.

Từ hiệu quả của thí điểm “phòng họp không giấy”, UBND tỉnh đang nỗ lực tiến tới dần xóa bỏ “phòng họp truyền thống” và tập trung phát triển "văn phòng không giấy tờ” hiện đại, chuyên nghiệp.

Theo đánh giá của Văn phòng UBND tỉnh, việc chuyển tài liệu họp, lấy ý kiến được triển khai nhanh chóng, giảm tối thiểu thời gian phát hành giấy mời, tài liệu cuộc họp, tiết kiệm việc in tài liệu, giảm chi phí. Trao đổi rõ hơn về vấn đề này, đồng chí Vũ Huy Hòa - Chánh Văn phòng UBND tỉnh cho biết: Nếu như trước đây, việc in ấn, phát hành văn bản đến các cơ quan, đơn vị tốn kém rất nhiều chi phí (tính trung bình giữa công văn gửi hỏa tốc và công văn thường, trung bình 1 lần gửi - nhận văn bản (bao gồm văn bản và các tài liệu đính kèm) đến 1 địa chỉ sẽ mất khoảng 120.000 đồng) và mất từ 1 - 4 ngày làm việc. Tuy nhiên sử dụng phần mềm đã khắc phục được những hạn chế này, thời gian phát hành giấy mời, tài liệu đến các đơn vị dự họp, lấy ý kiến được nhanh chóng, có thể tính bằng giây. Do đó, có nhiều thời gian dành cho các đơn vị dự họp nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị các nội dung đóng góp cho cuộc họp hơn, giúp phần nâng cao chất lượng cuộc họp, tăng hiệu quả công việc. Trong thời gian họp diễn ra có thể cập nhật bổ sung các tài liệu liên quan kịp thời để các đại biểu dự họp có thể tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản sao bằng giấy.

Ðồng thời, nguồn tài liệu mở, luôn sẵn sàng để tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa, rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích. Ngoài ra, phần mềm cho phép người dùng phản hồi thông tin trực tiếp; việc thống kê, tổng hợp các ý kiến tham gia được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi, phần mềm tự động tổng hợp. Điều này góp phần quan trọng trong việc đổi mới phương thức hoạt động, lề lối làm việc theo hướng hiện đại, thiết thực, phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của các ngành, các địa phương trong tỉnh dựa trên nền tảng công nghệ thông tin. 

Đồng chí Vũ Huy Hòa - Chánh Văn phòng UBND tỉnh nhấn mạnh: Khi triển khai phần mềm “phòng họp không giấy”, các sở, ban ngành, đoàn thể rất đồng thuận, tích cực tham gia đóng góp ý kiến trên hệ thống để đưa phần mềm vào hoạt động. Tuy nhiên, phiên bản của phần mềm phòng họp không giấy mới đang là phiên bản 1.0 nên vẫn còn nhiều nội dung chưa được hoàn thiện. Hiện nay, Văn phòng UBND tỉnh đang tích cực phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm để chỉnh sửa, hoàn thiện, đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng, thân thiện, tiện ích, dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao hơn.

Với mục tiêu mà Chính phủ đưa ra khi sử dụng phòng họp không giấy: giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí cho việc họp hành, nhất là giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác; thời gian tới, Văn phòng UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh tiếp tục thực hiện theo đúng lộ trình Kế hoạch 1275/KH-UBND đã ban hành. Đặc biệt là tập trung hoàn thiện các tính năng phần mềm “phòng họp không giấy” để ưu việt, dễ sử dụng và hiệu quả hơn với các tính năng mới như: thống kê tức thời các ý kiến tham gia phát biểu tại cuộc họp, tự động chuyển các ý kiến tham gia, kết luận cuộc họp từ giọng nói thành văn bản; tự động báo tin khi có giấy mời họp, quản lý phòng họp; hệ thống nhắc việc; cá nhân hóa lịch họp và lịch công tác...

Dù mới triển khai thí điểm nhưng với những hiệu quả mà “phòng họp không giấy” mang lại, thời gian tới, Văn phòng UBND tỉnh sẽ tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo triển khai mô hình này đến cấp huyện; tiến tới dần xóa bỏ “phòng họp truyền thống” và tập trung phát triển "văn phòng không giấy tờ” hiện đại, chuyên nghiệp. Đồng thời, triển khai ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin tới các cơ quan từ tỉnh đến cơ sở... góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử.