Khoảng 4 - 5 năm trở về trước, mỗi khi cơ quan chủ trì tổ chức sự kiện, chị Bùi Thị Thanh Thủy, văn thư của Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh và đồng nghiệp lại tất bật với việc in ấn, đóng dấu, photo công văn, giấy mời... chuyển Bưu điện gửi các đơn vị. Việc này tưởng nhỏ nhưng tốn khá nhiều thời gian, công sức của chị, nhất là thời điểm có sự kiện cần chuyển gấp công văn, giấy tờ đi các sở, ngành tỉnh cho kịp thời gian theo yêu cầu. Chị Thủy tâm sự: Những vất vả đó đã giảm đi rất nhiều và trở thành ký ức từ khi cơ quan sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (tháng 9/2018). Tôi thấy việc sử dụng hệ thống này mang lại nhiều tiện ích, rất ổn định, công văn, giấy mời chuyển nhanh, giảm công sức và đặc biệt là tiết kiệm chi phí in ấn, cước gửi bưu điện... cho cơ quan.

Dù cuối năm 2020 mới bắt đầu sử dụng hệ thống này nhưng đến nay sau một thời gian ngắn thực hiện, chị Trần Thị Hồng Nhung - Chánh Văn phòng Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh khẳng định có nhiều ưu việt. Chị cho biết: Là phòng chuyên môn đảm nhiệm việc gửi, nhận văn bản thường xuyên, tôi thấy sử dụng hệ thống này giúp quản lý, theo dõi văn bản dễ dàng, khoa học. Cơ quan gửi, nhận các văn bản nhanh, tiết kiệm được nhiều khoản: giấy, mực... Mà cài đặt hệ thống này không phải tốn một khoản chi phí nào. Trước kia, có hôm phải photo văn bản số lượng lớn, mất nhiều công sức, tốn văn phòng phẩm (giấy, mực, ghim...) rồi cước vận chuyển. Hôm nào máy móc thuận lợi thì không sao nhưng chẳng may gặp hôm máy in, máy photo hỏng, trục trặc thì mấy chị em loay hoay, vất vả lắm.

Công chức xã Lùng Thàng (huyện Sìn Hồ) tra cứu, cập nhật văn bản mới nhận trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

Tìm hiểu chúng tôi được biết, sau một thời gian thí điểm, năm 2019 Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, chữ ký số và văn bản điện tử tỉnh Lai Châu chính thức được đưa vào sử dụng. Trong quá trình triển khai, để mang lại hiệu quả tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của các sở, ban, ngành, Sở Thông tin và Truyền thông luôn quan tâm, đôn đốc, yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ hiệu chỉnh phù hợp. Đồng chí Nguyễn Minh Hiệu – Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông cho biết: Đến hết năm 2020, các yêu cầu chung đã hoàn thiện, hệ thống quản lý văn bản và điều hành đã nâng cấp phiên bản mới, đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của tỉnh. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Lai Châu đảm bảo liên thông 3 cấp chính quyền (cấp tỉnh/cấp huyện/cấp xã) và kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia, được tích hợp chữ ký số đảm bảo an toàn, bảo mật cho gửi, nhận văn bản điện tử.

Theo công bố mới đây của Sở Thông tin và Truyền thông, đến nay, đơn vị chức năng đã thiết lập, triển khai phiên bản nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho 698 đầu mối thuộc các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị, xã hội trên địa bàn tỉnh với tổng số 8.464 tài khoản hệ thống; phục vụ tốt việc gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Các văn bản chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật) đều được gửi nhận điện tử trong tỉnh và liên thông với các bộ, ngành, địa phương.

Đáng chú ý, tỷ lệ văn bản điện tử trao đổi trong phạm vi toàn tỉnh đạt 100% (một số loại văn bản gửi kèm văn bản giấy). Qua rà soát, từ ngày 1/1/2021 - 16/4/2021, tổng số văn bản gửi, nhận là 102.781. Trong đó: 79.360 văn bản đến, 23.421 văn bản đi. Từ khi triển khai đến nay, hệ thống quản lý văn bản của tỉnh đã gửi, nhận lên tới con số 2.284.574 văn bản, góp phần đáng kể giảm chi phí, thời gian gửi, nhận văn bản điện tử, xử lý công việc, nâng cao năng suất lao động.

Để đẩy mạnh việc sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn toàn tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông cũng đã có văn bản gửi các địa phương, đơn vị đề nghị tăng cường gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tỉnh Lai Châu; bên cạnh đó còn có một số khuyến cáo khi gửi, nhận văn bản điện tử… Điều này giúp các đơn vị sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành nắm được những nội dung cần chú ý trong việc phát hành văn bản điện tử.

Được biết, để tăng cường hiệu quả của gửi nhận văn bản điện tử thì chữ ký số có vai trò quan trọng trong việc xác định tính pháp lý của tài liệu điện tử. Vài năm gần đây, thay vì phải ký tay từng văn bản, người sử dụng có thể ký hàng loạt văn bản điện tử trên máy tính và gửi luôn qua môi trường mạng. Đặc biệt, dù người ký đi công tác thì việc ký vẫn có thể thực hiện giúp công việc không bị gián đoạn. Trên địa bàn tỉnh ta, 100% cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã hiện cũng đã được cấp chứng thư số cho cá nhân và tổ chức với 539 chữ ký số của tổ chức, 2.018 chữ ký số của cá nhân, 136 sim ký số. Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử (gửi nhận văn bản điện tử, giao dịch với Kho bạc Nhà nước, giao dịch bảo hiểm xã hội…) giúp cá nhân, tổ chức xử lý, điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi, nhanh chóng, kịp thời. Qua rà soát, tỷ lệ văn bản ký số trên toàn tỉnh từ ngày 1/1/2021 - 16/4/2021 đạt trung bình 91,26%.

Tìm hiểu thực tế tại một số cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, chữ ký số, văn bản điện tử, chúng tôi được nhiều cán bộ làm việc ở các văn phòng chia sẻ kinh nghiệm: Để nâng cao hiệu quả khi sử dụng hệ thống này, cần quan tâm bố trí cán bộ có trình độ tin học đáp ứng yêu cầu công việc nhằm duy trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng. Có lộ trình số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để thuận lợi khi trao đổi, tra cứu, tìm kiếm thông tin. Bên cạnh đó, chú trọng đầu tư hệ thống máy móc đồng bộ, hiện đại để công việc thông suốt…

Với nhiều “cái lợi” thấy rõ, hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, chữ ký số và văn bản điện tử tỉnh Lai Châu ngày càng khẳng định tính ưu việt. Tuy nhiên, hiện vẫn có một số đơn vị còn “thủ công” trong việc gửi nhận văn bản. Thực tế này đòi hỏi cần tăng cường hơn nữa công tác chỉ đạo, tuyên truyền, hướng dẫn sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc, đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.