Công chứng viên Phòng Công chứng số 1 hướng dẫn anh Tẩn A Dia ở bản Sùng Chô, xã Nậm Loỏng (thị xã Lai Châu) điểm chỉ vào hợp đồng chuyển nhượng sử dụng đất.

Chúng tôi đến Phòng Công chứng (PCC) số 1 (Sở Tư pháp) khi anh Tẩn A Dia cùng vợ là chị Phê Thị Sở (bản Sùng Chô, xã Nậm Loỏng, thị xã Lai Châu) đến làm thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

Anh Dia cho biết: “Khi tiếp nhận hồ sơ của gia đình tôi, các cán bộ ở PCC số 1 nhận thấy dấu vân tay trên giấy chứng minh nhân dân (CMND) của tôi không khớp với dấu vân tay đã điểm chỉ trên các giấy tờ đã khai do tôi bị đứt tay nên vân tay không giống ban đầu. Các anh chị đã giải thích và hướng dẫn tôi về Công an thị xã Lai Châu làm lại CMND. Hôm nay đến đây, được cán bộ PCC số 1 giúp đỡ, gia đình tôi đã hoàn tất các thủ tục hồ sơ về chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Các công chứng viên (CCV) không chỉ tận tình giúp đỡ mà giải quyết công việc rất nhanh”.

Chứng kiến buổi làm việc của cán bộ nhân viên của Phòng mới thấy, mặc dù khối lượng công việc nhiều, áp lực nặng nề song ai cũng nhiệt tình, tâm huyết với công việc; niềm nở, thân thiện khi giao dịch.

Chị Nguyễn Hồng Tươi – Phó PCC số 1 cho biết: “Với những trường hợp lần đầu tiên người dân đi công chứng, thường có tâm lý bỡ ngỡ, do vậy, ngoài việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ ban đầu, chúng tôi còn phải hướng dẫn người dân các bước để bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Với những trường hợp do chưa nắm rõ chức năng, quyền hạn của Phòng nên nhầm lẫn với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Sở Tài nguyên và Môi trường), chúng tôi lại phải hướng dẫn, giải thích thấu đáo. Do vậy, ngoài công tác chuyên môn, mỗi CCV luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm. Phương châm đề ra của Phòng là phải cố gắng để hạn chế tối đa thời gian chờ đợi của người đến giao dịch, làm sao cho nhanh gọn và chính xác nhất nhưng  phải đảm bảo đúng trình tự, quy trình của hoạt động công chứng. Đồng thời, mỗi khách đến giao dịch khi ra về đều có tâm trạng thoải mái và dễ chịu khi hoàn thành công việc”.

Dù cơ sở vật chất chưa được bổ sung kịp thời, nhân lực thiếu song vượt lên những khó khăn đó, mỗi cán bộ của Phòng đều nỗ lực đáp ứng yêu cầu của công việc một cách tốt nhất. Phòng làm việc cũng là phòng tiếp dân, được bố trí bàn ghế, nước uống phục vụ khách ngồi đợi.

Đáng chú ý là Phòng đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng lề lối, tác phong làm việc chuyên nghiệp cho cán bộ, CCV thường xuyên giao dịch với khách. Với những loại hồ sơ thông thường, Phòng giải quyết ngay hoặc hẹn trả hồ sơ trong thời gian từ 1 – 2 ngày. Đối với các loại hợp đồng phức tạp, cần có thời gian thẩm định, điều tra, xác minh và niêm yết tại UBND xã, phường xem hồ sơ có đủ điều kiện để thụ lý hay không? Tuy nhiên, chưa khi nào Phòng sử dụng hết quỹ thời gian theo quy định là 10 ngày. Vì thế, đã giúp người đến công chứng giảm thời gian đi lại, tiết kiệm công sức, tiền của .       

Trước đây, chủ yếu công chứng các hợp đồng thế chấp tài sản, hợp đồng chuyển nhượng nhưng từ khi Luật Công chứng có hiệu lực, Phòng thực hiện nhiều công việc cụ thể và đúng thẩm quyền công chứng hơn như: công chứng các hợp đồng về bán đấu giá tài sản, hợp đồng thừa kế.

Để thuận lợi cho người đến công chứng, Phòng thực hiện niêm yết các thủ tục: phí, trình tự công chứng, hợp đồng giao dịch hồ sơ được kiểm tra chặt chẽ, không để sai sót; việc thụ lý hồ sơ, giải quyết công việc đảm bảo tính pháp lý nên không xảy ra tình trạng khiếu kiện, khiếu nại của công dân.

Với sự nỗ lực, chủ động trong công tác chuyên môn và trong cải cách thủ tục hành chính, năm 2010, PCC số 1 được UBND tỉnh tặng Bằng khen tập thể lao động xuất sắc; nhiều đồng chí được công nhận Chiến sỹ thi đua cấp cơ sở. Năm 2011, Phòng được Sở tư pháp đề nghị Bộ Tư pháp tặng Bằng khen.