Ông Nguyễn Hồng Hà (người thứ hai từ phải sang) – Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ trao đổi với cán bộ Sở về những tiện ích trên phần mềm eOffice.

Ông Hà cho biết: “Từ khi cơ quan tôi cài đặt phần mềm ứng dụng eOffice đã khắc phục được nhiều hạn chế trong công tác quản lý hành chính, nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt kinh phí, tiết kiệm thời gian, công sức cho mọi nhân viên văn phòng. Tuy lúc mới triển khai, phần mềm có một số lỗi phát sinh song đã được điều chỉnh các tính năng phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. Đến nay, chúng tôi có thể khẳng định: tin học hóa hành chính đã trở thành phong cách làm việc mới, hiện đại, tiện lợi”.

Được biết hiện nay, mọi công văn, giấy tờ, thông báo của Sở được lãnh đạo, nhân viên trao đổi qua máy vitính. Quy trình cài đặt phần mềm eOffice chỉ đơn giản như chạy một tệp chương trình trên mạng Internet băng thông rộng. Ở mỗi máy trạm, người sử dụng chỉ cần điền mật khẩu, nhấn “ok” là được tham gia hệ thống trên phạm vi kết nối tương đối rộng. Tất cả các dữ liệu đều lưu trữ trên máy chủ nên dù máy trạm có hỏng ổ cứng hay phải cài đặt lại hệ điều hành, dữ liệu vẫn an toàn.

Chỉ sau một thời gian sử dụng, phần mềm ứng dụng eOffice đã chứng tỏ tính ưu việt của mình với những tính năng hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành, ra quyết định của lãnh đạo cũng như quá trình xử lý công việc thường ngày của cán bộ, chuyên viên các phòng, ban.

Trên giao diện chính của chương trình eOffice có đầy đủ các chức năng: chức năng thống kê, báo cáo giúp tra cứu nhanh các loại công văn, giấy tờ trong một cái nhấp chuột mà không cần mất thời gian lục tìm hàng tập giấy tờ lưu trữ như trước. Muốn chủ động hơn trong công việc, mỗi cán bộ cũng có thể tự nhập danh sách những việc cần làm và khoảng thời gian thực hiện để chương trình tự động nhắc việc cho mình.

Chương trình eOffice còn đảm bảo tính dân chủ trong cơ quan khi các loại văn bản đến/đi được chuyển cho các phòng xử lý văn bản, chương trình tự động ghi lại ý kiến của từng người một, giúp tiết kiệm chi phí in ấn, đi lại, thời gian chuyển văn bản, giúp cán bộ xử lý văn bản linh động hơn.

Ngoài ra, khi người quản lý muốn thu thập ý kiến của mọi người trong cơ quan về một vấn đề đang cần bàn thì sử dụng chức năng trưng cầu ý kiến. Chức năng này giúp người quản lý lựa chọn từng người tham gia góp ý hoặc chọn tất cả... Một vấn đề cần hỏi, thay vì phải gọi điện xuống nhiều phòng, ban thì chỉ cần click chuột là có thể tra cứu hoặc các phòng, ban sẽ trả lời, không cần đi lại trình văn bản như trước đây.

Chị Vũ Thị Hường, công tác tại Văn phòng Sở KH&CN cho biết: “Đối với những người làm công việc tại văn phòng như tôi thì chương trình eOffice mang lại nhiều tiện ích cho công việc vì có khả năng lưu trữ dữ liệu số lượng lớn, tích hợp được với nhiều loại máy scan văn bản, tính bảo mật cao”. Quả thực, làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, cán bộ trong Sở đã nâng cao được ý thức làm việc theo nhóm.

Với khả năng tích hợp rộng, eOffice trở thành văn phòng điện tử di động khi giám đốc có việc phải đi công tác, chỉ cần kết nối Internet băng thông rộng, giám đốc vẫn có thể điều hành công việc ở nhà. Chuyên viên cũng có thể theo dõi và xử lý văn bản ở bất cứ nơi đâu. Các kết luận giao ban, lịch làm việc lãnh đạo, những việc quan trọng trong tuần sẽ được truyền đến từng cán bộ chỉ sau vài phút. Ở giao diện phần mềm eOffice của người lãnh đạo, có thể quản lý được tình trạng làm việc, chát nhóm của các cán bộ trong cơ quan. Vì thế, bắt buộc mỗi người phải nghiêm túc làm việc hơn, cũng từ đó năng suất, hiệu quả công việc được nâng cao.

Ngoài Sở KH&CN, một số cơ quan ở tỉnh ta như: Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch – Đầu tư, UBND huyện Tam Đường... cũng lựa chọn phần mềm eOffice trong quản lý và điều hành công việc. Bên cạnh đó, phần mềm TDOffice, M-Office cũng là lựa chọn của một số sở, ban, ngành để làm việc hàng ngày. Lựa chọn phần mềm vào quản lý, điều hành là cách làm việc mới của thời đại công nghệ thông tin cần được nhân rộng ở các công sở.