Bà Vân sinh ra và lớn lên ở huyện Hưng Hà (tỉnh Thái Bình). Năm 1971, theo “tiếng gọi của non sông”, bà hăm hở cùng bạn bè viết đơn tình nguyện gia nhập thanh niên xung phong (TNXP) thuộc Đại đội C441 - N44 - BT16 (tỉnh Quảng Bình). Nhớ lại những năm tháng ấy, bà bồi hồi kể: Nhiệm vụ của đơn vị là đảm bảo giao thông thông suốt cho các chuyến xe chở quân lương, đạn dược đi qua. Khi ấy Mỹ ném bom liên tục hòng phá tuyến đường Trường Sơn nhằm cắt mọi chi viện từ Bắc vào Nam. Do vậy, cứ mỗi khi đường bị bom ném hư hỏng, chúng tôi phải san lấp, cải tạo. Cứ thế, chúng tôi chiến đấu đến ngày độc lập, Nam Bắc thống nhất.
Khi đất nước thống nhất, bà trở về quê hương và học tại Trường Cao đẳng Sư phạm Tuần Giáo. Ra trường, bà được phân công dạy bổ túc cho cán bộ ở huyện Sìn Hồ, được hơn 1 năm thì bà về làm giáo viên Trường Tiểu học Sìn Hồ, rồi được điều động về Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện làm chủ tịch công đoàn, làm chuyên môn đến lúc nghỉ hưu. Bà kể: Năm 2004 tôi nghỉ hưu, đến năm 2006 tôi chuyển xuống thành phố sinh sống cùng con. Thời gian nhàn rỗi chủ yếu ở nhà chăm con, chăm cháu. Đến năm 2009, tôi được chính quyền địa phương và nhân dân trong khu phố tín nhiệm bầu làm tổ trưởng tổ dân phố. Lúc đầu tôi cũng ái ngại bởi mới chuyển về đây sinh sống chưa thông thuộc địa bàn, chưa hiểu hết bà con lối xóm. Nhưng được sự động viên của mọi người và gia đình ủng hộ nên tôi mạnh dạn đảm đương thêm công việc.

Bà Vân thường xuyên nghiên cứu các tài liệu để thực hiện tốt nhiệm vụ.

Khi mới nhận nhiệm vụ bà thường xuyên đến các gia đình vừa nắm bắt tình hình dân cư vừa giúp bản thân gần gũi hơn với người dân trong tổ. Đặc biệt khi có vấn đề cần bàn bạc triển khai, bà đều tổ chức họp tổ dân phố lấy ý kiến của bà con. Khi được sự đồng thuận, nhất trí mới triển khai thực hiện. Bà nói: Là người đứng đầu mình phải nêu gương, các công việc phải có sự thống nhất trong tập thể. Và nhất là mình chính là cầu nối đưa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đến với nhân dân. Do đó, tôi luôn cố gắng hoàn thành thật tốt công việc để không cảm thấy có lỗi với nhân dân và hổ thẹn với chính mình.
Công việc của tổ dân phố thường gắn với “ăn cơm nhà vác tù và hàng tổng”, hơn 15 năm nay bà chưa bao giờ có một ngày nghỉ trọn vẹn bên gia đình và con cháu. Thậm chí nửa đêm, gia đình nào có việc hiếu đột xuất bà đến tận nơi thăm hỏi, động viên kịp thời. Hay như trên địa bàn có nhiều gia đình kinh doanh dịch vụ ăn uống ban đêm, có lúc ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ sinh sống xung quanh, mọi người lại gọi điện phản ánh. Bà lại đến các hộ kinh doanh, nắm bắt thông tin và tuyên truyền nhắc nhở với mục tiêu đoàn kết, văn minh.
Bà là cầu nối bắt nhịp cho chính quyền phường đến gần hơn với người dân. Khi các chủ trương, phong trào của phường phát động đều được bà nghiên cứu tỉ mỉ; có thắc mắc thì hỏi ngay cán bộ phụ trách, sau đó giải thích cho bà con dễ nghe, dễ hiểu, dễ đồng cảm và chia sẻ để thực hiện tốt những chủ trương, nhiệm vụ của phường giao.
Không chỉ làm tổ trưởng tổ dân phố, bà còn là Chi hội trưởng Chi hội Cựu TNXP phường Tân Phong; đại biểu HĐND phường 2 nhiệm kỳ (2016-2021 và 2021-2026). Với tư cách là đại biểu HĐND, bà luôn đem tâm tư, nguyện vọng chính đáng của nhân dân, nhất là các nguyện vọng của các cựu TNXP chuyển đến các cấp có thẩm quyền, mong muốn là cầu nối giúp chính quyền địa phương đưa ra những quyết sách đúng, trúng, sát với tình thực tế tại địa phương.
Đồng chí Nguyễn Trí Hòa - Phó Bí thư Đảng ủy phường Tân Phong khẳng định: “Đồng chí Bùi Thị Hải Vân là cán bộ có nhiều năm công tác tại tổ dân phố. Trong hơn 15 năm làm tổ trưởng tổ dân phố, đồng chí luôn gương mẫu, hết lòng vì công việc. Khi giao việc, chúng tôi rất yên tâm bởi đồng chí đều hoàn thành sớm và chất lượng cao, là người có uy tín trong cộng đồng dân cư và luôn nhận được sự tin yêu, kính trọng của nhân dân”.